Træningsdokumentation, der holder til en audit

Træning behandles ofte som en personaleopgave og dokumenteres derefter. Men den er et krav på linje med de øvrige, og den bliver prøvet af på samme måde: kan I fremvise, at den person, der udførte trinnet, var kvalificeret til det på det tidspunkt, det blev udført.

Deltagelse er ikke det samme som kvalificering

En underskrift på en deltagerliste dokumenterer, at nogen var til stede. Den dokumenterer ikke, at personen kan udføre opgaven. Forskellen er den, en auditor spørger ind til, og den skal kunne besvares med noget, der er sket efter undervisningen.

Det behøver ikke være en prøve. En overvåget udførelse med en underskrift fra den, der overvågede, er ofte mere relevant og lige så dokumenterbar.

Datoerne skal kunne stilles op mod hinanden

Det, der skal kunne vises, er en sammenhæng: proceduren fik version 4 den dag, personen blev trænet i version 4 den dag, og personen udførte trinnet den dag. Ligger de tre datoer i tre systemer, der ikke kan stilles op ved siden af hinanden, er sammenhængen ikke dokumenteret, uanset at den er rigtig.

Ændrede procedurer er det hyppigste hul

En ny version af en procedure udløser et træningsbehov, og det er her, efterslæbet opstår. Beslutningen om, hvorvidt ændringen kræver træning, hører til i ændringshåndteringen og skal skrives ned, også når svaret er nej.

Det, der skal kunne findes på ti minutter

Hvem er trænet i hvad, i hvilken version, hvornår, og hvem har vurderet det. Kan de fire oplysninger ikke findes samlet for en tilfældig medarbejder, mens auditoren venter, er det i praksis det, der bliver konklusionen.